Hysbysiad Preifatrwydd
1. Cyflwyniad
Mae’r hysbysiad hwn yn berthnasol ar gyfer pobl sy’n cael gwasanaethau gan Novus Gŵyr.
Rydym yn adolygu ein gwybodaeth breifatrwydd yn rheolaidd ac yn ei diweddaru lle bo’n briodol.
Mae’r hysbysiad hwn ar gael yn Gymraeg ac yn Saesneg.
2. Beth yw pwrpas y ddogfen hon?
Mae Novus Gŵyr yn rhan o’r Grŵp LTE. Rydym wedi ymrwymo i warchod preifatrwydd a diogelwch gwybodaeth bersonol. Mae’r hysbysiad hwn yn disgrifio’r ffordd y byddwn yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol yn unol â chyfreithiau diogelu data.
Os oes gennych chi unrhyw gwestiynau ynglŷn â’r ddogfen hon neu eich data personol, gallwch chi neu eich cynrychiolydd gysylltu â’n Swyddog Diogelu Data, neu gallwch holi unrhyw un o staff Novus Gŵyr i wneud hyn ar eich rhan:
- Grŵp LTE, Whitworth House, Ashton Old Road, Manceinion M11 2WH
- Yn ogystal gall eich cynrychiolydd gysylltu â ni drwy: dpo@ltegroup.co.uk
3. Egwyddorion Diogelu Data
Mae cyfraith diogelu data’r DU yn nodi bod yn rhaid i’r wybodaeth bersonol sydd gennym:
- Gael ei defnyddio’n gyfreithiol, yn deg ac mewn modd tryloyw
- Cael ei chasglu a’i defnyddio at ddibenion dilys yr ydym wedi’u hegluro’n glir i chi yn
- Yn berthnasol at ddibenion yr ydym wedi son wrthych amdanynt ac yn gyfyngedig i’r dibenion hynny
- Yn gywir ac wedi’i diweddaru
- Yn cael ei chadw cyn hired ag y bo’i hangen yn unig
- Yn cael ei chadw’n ddiogel
4. Y Math o Wybodaeth Rydym yn eu Cadw Amdanoch Chi
Ystyr data personol, neu wybodaeth bersonol, yw unrhyw wybodaeth sy’n datgelu pwy yw unigolyn. Nid yw’n cynnwys data lle mae’r hunaniaeth wedi’i dynnu (data dienw). Mae categorïau arbennig o ddata personol mwy sensitif hefyd sy’n gofyn am lefel uwch o ddiogelwch.
Mae’r categorïau o wybodaeth bersonol y gallwn ei chasglu’n cynnwys:
- Enw, oedran, rhywedd
- Gwybodaeth rheoli carchardai a rhif carchar
- Gwybodaeth/hanes am gyflogaeth/addysg, Rhif Dysgwr Unigryw (lle bo’n briodol)
- Ffotograffiaeth a fideo ohonoch chi/eich gwaith
- Llun i’w ddefnyddio ar gyfer arholiadau, e.e. cerdyn CSCS (lle bo’n briodol)
- Manylion cyswllt (lle bo’n briodol)
Efallai y byddwn hefyd yn casglu, cadw a defnyddio’r “categorïau arbennig” canlynol o wybodaeth bersonol fwy sensitif:
- Lechyd, gan gynnwys unrhyw gyflyrau meddygol, anafiadau neu anhawster dysgu a statws anabledd
- Ethnigrwydd/cenedligrwydd
5. Sut Fyddwn ni’n Casglu eich Gwybodaeth Bersonol?
Fel arfer rydym yn casglu gwybodaeth bersonol trwy’r wybodaeth ydych chi’n ei darparu i ni yn ystod y broses ymsefydlu. Efallai y byddwn yn casglu rhagor o wybodaeth yn ystod eich cyfnod gyda Novus Gŵyr.
6. Sut fyddwn yn defnyddio’r wybodaeth amdanoch chi
Efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol er mwyn:
- gadael i chi ddefnyddio gwasanaethau Novus Gŵyr
- cydymffurfio â rheolau iechyd a diogelwch monitor
- cyfleoedd cyfartal
- ymgymryd ag archwiliadau
- prosesu unrhyw gwynion y gallech eu gwneud
- eich gwarchod mewn argyfwng
- ymchwilio a chynllunio yn Novus Gŵyr a’r Grŵp LTE
Ein seiliau cyfreithiol ar gyfer prosesu eich data yw:
- Perfformio tasg (addysg) er budd y cyhoedd
- Mae gennym rwymedigaeth gyfreithiol neu dan gontract
- Mae gennym fuddiant dilys
- Mae gennym eich caniatâd
7. Os nad ydych yn darparu gwybodaeth
Os nad ydych chi’n darparu gwybodaeth bersonol, efallai na allwn eich galluogi chi i ddefnyddio ein gwasanaethau, neu efallai y byddwn yn cael ein hatal rhag cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol neu dan gontract.
8. Gwneud penderfyniadau awtomatig
Mae gwneud penderfyniadau awtomatig yn digwydd pan fo system electronig yn defnyddio gwybodaeth bersonol i wneud penderfyniad heb ymyrraeth ddynol. Nid ydym yn bwriadu gwneud unrhyw benderfyniadau amdanoch fel hyn. Byddwn yn rhoi gwybod i chi’n ysgrifenedig os yw hyn yn newid.
9. Rhannu Data
Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth bersonol gyda thrydydd parti, fel y gweithredwr gwarchodol, sefydliadau dyfarnu, cyflogwyr, a darparwyr dysgu/addysg eraill. Mae rhestr lawn o bwy rydym yn rhannu eich data personol â nhw a pham, ar gael ar gais gan y DPO. Efallai y bydd rhaid i ni ddatgelu eich gwybodaeth bersonol yn ôl y gyfraith, neu i gydymffurfio â’r gyfraith, os yw Awdurdod yn gofyn i ni.
Mae gofyn i bob trydydd parti ddilyn mesurau diogelwch priodol i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol. Rydym yn caniatáu iddynt brosesu eich gwybodaeth bersonol at ddibenion penodol yn unig. Rhaid iddynt wneud hyn yn unol â’n cyfarwyddiadau.
10. Ffotograffiaeth a Fideograffeg
Mae lluniau a fideos yn cael eu cymryd weithiau ar raglenni neu ddigwyddiadau Novus Gŵyr. Rydym yn gwneud hyn i helpu arddangos y gwaith rydym yn ei wneud fel darparwr addysg a chefnogi ein rhaglenni dysgu. Byddwn bob amser yn gofyn am eich caniatâd cyn cymryd lluniau a’u defnyddio.
11. Diogelwch Data
Mae gennym fesurau yn eu lle i helpu gwarchod eich gwybodaeth. Rydym yn cyfyngu ar fynediad at wybodaeth. Dim ond partïon awdurdodedig sydd ag angen cyfreithiol i wybod, sy’n gallu ei weld.
Mae gennym weithdrefnau i ymdrin ag unrhyw dor diogelwch tybiedig. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am doriadau tybiedig lle bod angen cyfreithiol i ni wneud hynny.
12. Am ba mor hir y byddwch yn defnyddio fy ngwybodaeth?
Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyhyd ag y bo angen. Mae gennym Amserlen Cadw Data sy’n amlinellu pa mor hir rydym yn cadw gwybodaeth. Mae hon ar gael ar gais drwy gysylltu â’n DPO, gan ddefnyddio’r manylion yn Adran 2.
13. Eich hawliau unigol sy’n gysylltiedig â gwybodaeth bersonol.
O dan amgylchiadau penodol, yn ôl y gyfraith, mae gennych hawl i wneud cais:
- I weld eich gwybodaeth bersonol
- I gywiro’r wybodaeth bersonol
sydd gennym amdanoch os yw’n anghywir. - I ddileu eich gwybodaeth bersonol
Dim ond mewn amgylchiadau penodol y gallwn ni wneud hyn. - Cyfyngu prosesu eich gwybodaeth bersonol
- Trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol
(i barti arall).
Hefyd gallwch:
- Wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol
- Gwahardd prosesu eich gwybodaeth bersonol
Byddwch yn ymwybodol bod yr hawliau hyn yn amodol ar amodau penodol, fel y nodir yng nghyfraith diogelu data y DU.
Os ydych chi’n dymuno gwneud unrhyw geisiadau ynglŷn â’ch data personol, siaradwch ag unrhyw aelod o staff Novus Gŵyr, neu cysylltwch â’r DPO, gan ddefnyddio’r data yn Adran 2. Os ydych chi’n gwneud cais, efallai byddwn ni angen gwybodaeth benodol gennych chi, neu eich cynrychiolydd, i gadarnhau eich hunaniaeth.
14. Os nad ydych chi’n hapus gyda’r ffordd rydym wedi ymdrin â’ch data
Os nad ydych chi’n hapus gyda’r ffordd rydym wedi ymdrin â’ch data, mae gennych chi’r hawl i wneud cwyn ffurfiol gyda’r adran ganlynol. Gallwch wneud hyn eich hunain, neu gall eich cynrychiolydd wneud ar eich rhan.
Ysgrifennydd y Cwmni a'r Cwnsler
Cyffredinol
Grŵp LTE
Swyddfa’r Prif Swyddogion
Ashton Old Road
Manceinion
M11 2WH
Yn ogystal gall eich cynrychiolydd gysylltu â ni drwy: dpo@ltegroup.co.uk
Os nad ydych chi’n dymuno trafod hyn gyda ni, neu os nad ydych chi’n hapus gyda’n hymateb, mae gennych chi’r hawl hefyd i wneud cwyn gyda’r awdurdod goruchwylio, y Comisiynydd Gwybodaeth:
Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Ail Lawr, Tŷ Churchill,
Ffordd Churchill,
Caerdydd
CF10 2HH
0330 414 6421
Hefyd gall eich c ynrychiolydd gysylltu â’r Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth trwy:
wales@ico.org.uk
Gallwch weld rhagor o wybodaeth am weithdrefn gwyno ICO ar:
https://ico.org.uk/make-a-complaint/
