Hysbysiad Preifatrwydd

1. Cyflwyniad

Mae’r hysbysiad hwn yn berthnasol i unigolion sy’n derbyn gwasanaethau gan Novus Gŵyr.

Gellir gwneud cais i gyrchu fersiwn cryno o’r polisi hwn trwy ofyn i staff Novus Gŵyr neu drwy fynd i’r wefan ganlynol: Ein Polisi Preifatrwydd (Trosolwg Byr)

Mae’r polisi hwn ar gael yn Gymraeg neu Saesneg.

2. Beth yw diben y ddogfen hon?

Mae Novus yn rhan o LTE Group ac rydym yn ymrwymedig i sicrhau diogelwch a phreifatrwydd mewn perthynas â gwybodaeth bersonol. Mae’r hysbysiad hwn yn nodi sut rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth bersonol yn unol â chyfreithiau casglu data cyfredol.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynghylch y ddogfen hon neu os ydych am wybod mwy am sut rydym yn prosesu data personol, gallwch chi ofyn i unrhyw aelod o staff Novus wneud hyn ar eich rhan:

• Grŵp LTE, Whitworth House, Ashton Old Road, Manceinion M11 2WH
• Gallwch chi neu eich cynrychiolwr gysylltu â ni drwy e-bostio: dpo@ltegroup.co.uk

3. Y math o wybodaeth rydym yn ei gasglu amdanoch

4. Sut rydym yn casglu gwybodaeth bersonol?

Fel arfer, rydym yn casglu gwybodaeth bersonol drwy’r wybodaeth rydych chi’n ei ddarparu i ni yn ystod y cyfnod sefydlu. Efallai byddwn yn casglu gwybodaeth ychwanegol yn ystod eich amser gyda Novus Gŵyr.

5. Sut byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth?

Yn bennaf, byddwn yn defnyddio eich data personol er mwyn cynnig gwasanaethau Novus Gŵyr. Rydym wedi nodi’r prif nodau isod.

6. Gwrthod darparu gwybodaeth

Os na fyddwch yn darparu gwybodaeth bersonol, mae’n bosib na fyddwn yn medru cynnig ein gwasanaethau i chi a byddwn yn cael ein hatal rhag cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a chytundebol.

7. Penderfyniadau Awtomatig

Rydym yn gweithredu penderfyniadau awtomatig pan fydd ein systemau electronig yn defnyddio gwybodaeth bersonol i wneud penderfyniadau heb gymorth staff Novus. Nid ydym yn bwriadu rhoi penderfyniadau o’r fath ar waith mewn perthynas ag unrhyw wybodaeth y byddwch yn ei ddarparu i ni. Byddwn yn rhoi gwybod i chi ynghylch unrhyw newidiadau i’r gweithdrefnau yma.

8. Rhannu Data

Efallai y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth â sefydliadau trydydd parti megis gweithredwyr carchar, cyrff dyfarnu, cyflogwyr, rhieni (ar gyfer plant dan 18) a darparwyr dysgu/addysg eraill. Gallwch wneud cais i’r SDD i gyrchu rhestr lawn o bwy rydym yn rhannu eich data personol â nhw. Yn ogystal, mae’n bosib y byddwn yn rhannu gwybodaeth bersonol i gydymffurfio â’r gyfraith, os bydd Awdurdod yn gofyn i ni wneud hyn.

Mae’n ofynnol i awdurdodau trydydd parti ddefnyddio mesurau diogelu perthnasol i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol. Dim ond at ddibenion penodol yr ydym yn caniatáu iddynt brosesu eich gwybodaeth bersonol. Rhaid iddynt wneud hyn yn unol â'n gweithdrefnau.

Efallai bydd eich data yn cael ei rhannu â sefydliadau y tu allan i’r DU, er enghraifft, efallai bydd angen i ni ofyn i sefydliad trydydd parti gynnig ein gwasanaeth, megis meddalwedd allanol neu wasanaethau cwmwl sy’n storio data yn fyd-eang. Byddwn yn defnyddio mesurau diwydrwydd dyladwy wrth gydweithio â phartneriaid allanol er mwyn sicrhau eu bod yn defnyddio mesurau diogelu addas i ddiogelu eich data yn unol ag Erthygl 46 o GDPR.

9. Diogelwch Data

Mae gennym fesurau ar waith i helpu diogelu eich gwybodaeth ac rydym yn llym iawn o ran pwy sy’n cael mynediad i’r wybodaeth er mwyn sicrhau mai dim ond unigolion awdurdodedig sydd â rhesymau dilys sy’n cael ei gyrchu.

Mae gennym weithdrefnau penodol ar gyfer mynd i’r afael ag unrhyw achosion honedig o dorri diogelwch. Byddwn yn rhoi gwybod i chi o unrhyw achosion o’r fath pan fydd gofyn cyfreithiol i ni wneud hynny.

10. Pa mor hir byddwn ni’n defnyddio eich gwybodaeth?

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol cyn hired ag y bydd ei angen arnom. Mae gennym Gynllun Cadw Data sy’n nodi amserlenni cadw gwybodaeth. Gallwch wneud cais i weld y ddogfen trwy gysylltu â’r SDD gan ddefnyddio’r manylion yn Adran 2.

11. Eich hawliau personol o ran data personol

O dan rai amgylchiadau, mae gennych hawl cyfreithiol i wneud cais i:

• Gyrchu eich gwybodaeth bersonol
• Cywiro gwybodaeth bersonol sydd gennym os yw’n anghywir
• Dileu gwybodaeth bersonol (mewn amgylchiadau arbennig)
• Cyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol i barti arall
• Gwrthod, atal neu wahardd y broses o brosesu gwybodaeth bersonol

Os hoffech wneud cais i weld eich data personol, siaradwch ag aelod o dîm Novus neu cysylltwch â’r SDD trwy ddefnyddio’r manylion sydd i’w gweld yn adran 2. Os ydych yn gwneud cais, efallai y bydd angen i ni gasglu mwy o wybodaeth amdanoch chi neu eich cynrychiolydd er mwyn cadarnhau pwy ydych chi.

12. Os nad ydych chi’n hapus gyda’r ffordd rydym wedi trin eich data

Os nad ydych chi’n hapus gyda’r ffordd rydym wedi trin eich data, gallwch gyflwyno cwyn swyddogol i’r adran ganlynol:

Ysgrifennydd y Cwmni a'r Cwnsler Cyffredinol
Grŵp LTE
Ashton Old Road
Manceinion
M11 2WH

Hefyd, gall eich cynrychiolydd gydylltu â ni: dpo@ltegroup.co.uk

Os nad ydych am drafod eich cwyn gyda ni, neu os ydych yn anhapus gyda’n hymateb, gallwch gyflwyno cwyn i’r awdurdod oruchwyliol, sef Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth
Ail Lawr,
Tŷ Churchill,
Ffordd Churchill,
Caerdydd
CF10 2HH

0330 414 6421

Gall eich cynrychiolydd hefyd gysylltu â’r ICO drwy: 
wales@ico.org.uk

Gellir cael rhagor o wybodaeth am weithdrefn gwyno’r ICO yn: 
https://ico.org.uk/make-a-complaint/